Începând cu data de 25 iulie 2021, au intrat în vigoare modificările aduse regulilor privind folosirea semnăturii electronică în cadrul relațiilor de muncă. Aceste modificări au fost introduse de Legea nr. 208/2021, prin care a fost aprobată OUG nr. 36/2021 ce a reglementat semnătura electronică în cadrul relațiilor de muncă. Prin legea de aprobare a ordonanței de urgență au fost aduse, în principal, următoarele modificări față de varianta inițială a reglementării:
- Eliminarea cerințelor privind marca temporală și sigiliul electronic al angajatorului. Astfel, dacă inițial erau cerute trei elemente cumulative pentru valabilitatea semnării electronice a actelor de muncă (semnătura, marca temporală și sigiliul angajatorului), după modificări este suficientă folosirea semnăturii electronice, fără marca temporală și sigiliul electronic al angajatorului.
- O discuție a apărut în practică cu privire la valabilitatea documentelor semnate cu semnatura electronică avansată, ca urmare a eliminării prevederii potrivit careia ”Forma scrisă a înscrisurilor cerute de prezenta lege se consideră îndeplinită și dacă înscrisul este întocmit în formă electronică și este semnat cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, în condițiile legii”. Abrogarea prespune că nu (mai) există o excpeție de la regula generală potrivit căreia doar documentele semnate cu semnătură calificată echivalează cu forma scrisă. Cu toate acestea, din punctul nostru de vedere tehnica legislativă este defectuoasă, întrucât o asemenea interpretare ar lipsi de efecte chiar scopul urmărit prin aceste modificări, i.e. de a simplifica semnarea documentelor în domeniul relațiilor de muncă, reglementând (și) folosirea semnăturii electronice avansate. În plus, prin expunerea de motive abrogarea se justifică prin aceea că textul ar fi redundant. Până la clarificarea intenției urmărite de legiuitor, recomandarea noastră este folosirea semnăturii electronice calificate pentru semnarea/ modificarea contractului individual de muncă (unde este necesară forma scrisă pentru valabilitate), având în vedere că angajatorului îi revine și sarcina probei în cazul unei eventuale dispute, iar celelalte documente interne (cereri unilaterale, decizii ale angajatorului) să fie semnate și pe baza semnăturii avansate, dacă aveți acordul salariatului în acest sens.
- Se reglementează expres obligația organelor de control competente (i.e., inspectoratele teritoriale de muncă/ alte autorități) de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă și actele adiționale, precum și alte înscrisuri privind relațiile de muncă/ securitatea și sănătatea în muncă încheiate în format electronic, cu semnătură electronică, fără a le solicita și în format letric. La solicitarea autorităților de control, documentele semnate electronic vor putea fi transmise în format electronic chiar și anterior efectuării controlului.
