Joi, 6 mai 2021, a fost publicată Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă, şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative. Aceasta a adus modificări utile companiilor și în materia desfăşurării telemuncii și sănătății şi securității în muncă.
- Reglementarea posibilității de utilizare a semnăturii electronice în relațiile de muncă
Noua ordonanță de urgență introduce posibilitatea utilizării semnăturii electronice avansate sau calificate (însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului*) la încheierea contractului individual de muncă, a actelor adiționale la acesta, dar și pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/ documentelor din domeniul relațiilor de muncă (inclusiv în domeniul securității și sănătății în muncă). Condiția instituită de noile prevederi este ca ambele părți (angajatul și angajatorul) să utilizeze același tip de semnătură la semnarea documentelor (respectiv fie semnătura olografă, fie semnătura electronică avansată sau calificată, după caz).
* Noţiunile de semnătură electronică avansată, semnătură electronică calificată, marcă temporală electronică sau marcă temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat, au înţelesul dat de dispoziţiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă şi de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
În contextul în care contractul individual de muncă se încheie în formă scrisă sub sancțiunea nulității, noua ordonanță menționează expres faptul că semnarea prin intermediul semnăturii electronice îndeplinește condiția încheierii actelor de muncă în formă scrisă. Bineînțeles, angajatorii nu vor putea obliga persoanele selectate în vederea angajării ori, după caz, angajații să utilizeze semnătura electronică.
Mai mult, angajatorii vor putea utiliza semnătura electronică avansată sau calificată și în raporturile pe care le au cu instituțiile publice. Toate documentele semnate electronic vor fi arhivate de angajatori și puse la dispoziția organelor de control competente, la solicitarea acestora.
Potrivit ordonanței, angajatorii pot suporta costurile necesare achiziționării semnăturilor electronice. La acest moment nu se prevăd însă facilități speciale pentru angajatori din punct de vedere fiscal pentru tratamentul unor astfel de cheltuieli.
- Modificări la regimul juridic al telemuncii
Ordonanța aduce modificări și cu privire la regimul juridic al telemuncii. Astfel, definiția telemuncii este reformulată, sintagma “cel puțin o zi pe lună” fiind eliminată. Modificarea este binevenită în contextul în care, în momentul de față, această formă de organizare a muncii a căpătat un caracter continuu.
O altă schimbare majoră este eliminarea locului convenit de părți pentru desfășurarea telemuncii ca element specific al contractului de telemuncă, considerându-se că este dificil de precizat/ stabilit a priori locul de muncă al telesalariatului (inițiativa ţinând cont de riscurile de a pierde salariaţi care reclamă nevoia adaptării relaţiilor de muncă la noile realităţi economice, sociale şi tehnologice). Deși se precizează că răspunderea angajatorului cu privire la instruirea salariaţilor trebuie să fie raportată la caracterul deosebit al activităţii de telemuncă, rămâne de văzut cum reglementările SSM (evaluarea riscurilor, instruirea angajaților și eventualele accidente de muncă) vor fi aplicate de reprezentanții inspecției muncii, în lipsa identificării locului muncii prin contract. Pentru a diminua riscurile, recomandăm stabilirea unor criterii clare pentru determinarea locului/ locurilor de muncă acceptate de angajatori, precum și obligația angajaților de a îi informa pe aceștia de fiecare dată când locul de muncă se schimbă (astfel de modificări putând avea inclusiv un impact fiscal, mai ales dacă activitatea s-ar presta din străinătate).
Totodată, ordonanța de urgență reglementează în mod expres posibilitatea angajatorilor de a verifica activitatea angajaților prin utilizarea tehnologiei informației și comunicațiilor, în condițiile stabilite prin contractul individual de muncă, regulamentul intern și/ sau contractul colectiv de muncă aplicabil. În final, este reglementată expres obligația angajaților care își desfășoară activitatea în regim de telemuncă de a respecta și asigura confidențialitatea informațiilor utilizate în timpul desfășurării activității lor.
- Instruirea angajaților se va putea efectua și în format electronic
Noua reglementare permite angajatorului să realizeze instruirea lucrătorilor şi prin mijloace electronice, ca alternativă la soluţia legislativă actuală privind formatul letric. Inițiativa a avut la bază faptul că printre responsabilitățile în domeniul securității şi sănătății lucrătorilor, angajatorului îi revine obligația de a lua măsurile necesare pentru informarea şi instruirea acestora, obligație necesar a fi adaptată la modificările induse de evoluţiile tehnologice.
Astfel, a fost completată Legea securităţii şi sănătăţii în muncă nr. 319/2006, astfel încât dovada instruirii să poată fi realizată alternativ, fie în format electronic (prin utilizarea semnăturii electronice), fie pe suport hârtie, în funcţie de modalitatea aleasă de către angajator, stabilită prin regulamentul intern.
