Obligatiile angajatorilor din perspectiva gdpr in contextul adoptarii oug nr. 30/2020

Autori: Diana Gavra (associate) si Georgiana Ghinescu (associate)

Sâmbătă, 21 martie 2020, a intrat în vigoare Ordonanța de urgență nr. 30/2020 pentru modificarea și completarea unor acte normative, precum și pentru stabilirea unor măsuri în domeniul protecției sociale în contextul situației epidemiologice determinată de răspândirea virusului SARS-CoV-2 („OUG 30/2020”). Aceasta prevede implementarea unor măsuri care să asigure angajaților o protecție sporită prin raportare la evoluția situației epidemiologice pe teritoriul României. În acest sens, OUG 30/2020 abordează, printre altele, două mari subiecte, respectiv (i) acordarea unor zile libere părinților pentru supravegherea copiilor, în situația închiderii temporare a unităților de învățământ și (ii) indemnizațiile de care beneficiază angajații pentru perioada suspendării temporare a contractului individual de muncă, din inițiativa angajatorului, potrivit art. 52 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 53/2003 – Codul muncii.

Întrucât în temeiul OUG 30/2020 angajatorilor le revin o serie de obligații a căror îndeplinire presupune prelucrarea datelor cu caracter personal, aceștia se pot confrunta cu următoarele provocări legate de implementarea GDPR:

  1. În baza cărui temei legal se pot prelucra datele cu caracter personal referitoare la angajați?

Având în vedere că prin OUG 30/2020 se instituie anumite obligații care incumbă angajatorilor, precum (i) acordarea unor zile libere părinților pentru supravegherea copiilor, în situația închiderii temporare a unităților de învățământ, conform Legii nr. 19/2020 privind acordarea unor zile libere părinților pentru supravegherea copiilor, în situația închiderii temporare a unităților de învățământ („Legea 19/2020”) și (ii) acordarea indemnizațiilor pentru perioada suspendării temporare a contractului individual de muncă, apreciem că temeiul legal al prelucrării datelor cu caracter personal necesare implementării măsurilor prevăzute de actul normativ ar trebui să fie obligația legală a angajatorului. Acest temei trebuie avut în vedere însă alături de principiul minimizării datelor, astfel că angajatorii ar trebui să prelucreze doar datele strict necesare pentru îndeplinirea obligațiilor legale.

  1. Ce date cu caracter personal pot fi prelucrate în funcție de măsurile adoptate în baza OUG 30/2020?

Având în vedere dispozițiile legale referitoare la acordarea unor zile libere părinților pentru supravegherea copiilor, enumerăm datele cu caracter personal care pot fi prelucrate de către angajatori în vederea implementării acestei măsuri: (i) date pentru identificarea angajatului solicitant, de exemplu numele, prenumele, funcția, denumirea angajatorului și date de identificare din cartea de identitate, (ii) date referitoare la celălalt părinte – numele, prenumele, adresa de domiciliu, informații referitoare la actul de identitate (serie, număr, CNP), denumire angajator și funcția, (iii) numele, prenumele și vârsta copilului/copiilor, (iv) o copie a certificatului/certificatelor de naștere al/ale copilului/copiilor.

Menționăm că datele precizate mai sus la pct. (ii) și (iii) se regăsesc în modelul pus la dispoziție de către legiuitor pentru declarația pe proprie răspundere a celuilalt părinte, din care să rezulte că acesta nu a solicitat la locul său de muncă zile libere ce i s-ar cuveni potrivit Legii 19/2020, respectiv că nu se află în concediu de odihnă sau concediu fără plată. Bineînțeles, aceste documente vor cuprinde și semnătura angajatului/membrului de familie.

În ceea ce privește acordarea indemnizațiilor pentru perioada suspendării temporare a contractului individual de muncă, OUG 30/2020 prevede obligația angajatorilor de a depune, prin poșta electronică, la agențiile pentru ocuparea forței de muncă județene, precum și a municipiului București, în raza cărora își au sediul social, lista persoanelor care urmează să beneficieze de aceasta indemnizație. Așadar, modelul pus la dispoziție de către legiuitor pentru lista pe care angajatorul trebuie să o depună impune colectarea următoarelor date cu caracter personal referitoare la angajații beneficiari ai indemnizației: (i) numele și prenumele, (ii) CNP, (iii) gen, (iv) vârstă, (v) nivel de educație, (vi) reședința (urban/rural), județ, (vii) salariul de bază brut corespunzător locului de muncă ocupat și (viii) cuantumul indemnizației.

  1. Cum trebuie să se realizeze informarea angajaților cu privire la aceste prelucrări?

Ca un prim pas, apreciem că se impune analizarea notei de informare care a fost adusă la cunoștința angajaților/ membrilor de familie ai acestora pentru a verifica dacă aceasta cuprinde informații privind prelucrarea datelor în situațiile sus-menționate. Dacă cel mai probabil în ceea ce privește angajații, nota de informare ce le-a fost deja comunicată prevede cu titlu general un scop de prelucrare legat de îndeplinirea obligațiilor legale ce rezultă din gestionarea relațiilor de muncă, și care în funcție de circumstanțele concrete poate acoperi și această prelucrare, în ceea ce privește datele membrilor de familie, nota de informare trebuie verificată cu atenție. În această din urmă situație, considerăm că ar fi suficientă transmiterea unei note de informare la nivelul intern al angajatorului, cu obligația fiecărui angajat de a o aduce la cunoștința membrilor săi de familie. Aceasta va trebui să conțină cel puțin o formulare generală, referitoare la prelucrarea datelor membrilor de familie în situațiile impuse de lege.

  1. Care este perioada de stocare a datelor cu caracter personal?

Păstrarea datelor colectate în acest context ar trebui să se raporteze la perioada de timp în care autoritățile ar putea efectua controale la angajator, pentru a verifica modul în care au fost aplicate măsurile impuse prin actele normative. Astfel, având în vedere faptul că indemnizația pe care trebuie să o acorde angajatorul este suportată din bugetul de stat, considerăm că ar putea fi avut în vedere termenul de prescripție a creanțelor fiscale de 5 ani. Așadar, apreciem că perioada de stocare a datelor cu caracter personal s-ar putea raporta la acest termen.

 

Share this

Continuous recruitment


    doc,docx,pdf,odc file types with 4mb maximum size

    Think ahead!


      doc,docx,pdf,odc file types with 6mb maximum size


      doc,docx,pdf,odc file types with 6mb maximum size


      doc,docx,pdf,odc file types with 6mb maximum size

      Vrei să știi cum îți vom utiliza datele cu caracter personal? Click aici pentru mai multe detalii.

      Think ahead! Practice at Filip & Company!


        doc,docx,pdf,odc file types with 6mb maximum size


        doc,docx,pdf,odc file types with 6mb maximum size


        doc,docx,pdf,odc file types with 6mb maximum size

        Vrei să știi cum îți vom utiliza datele cu caracter personal? Click aici pentru mai multe detalii.

        Legal Assistant


          doc,docx,pdf,odc file types with 4mb maximum size

          Webinars


            doc,docx,pdf,odc file types with 4mb maximum size

            Energy Lawyer


              doc,docx,pdf,odc file types with 4mb maximum size

              Corporate, M&A and Capital markets


                doc,docx,pdf,odc file types with 4mb maximum size

                Competition lawyer


                  doc,docx,pdf,odc file types with 4mb maximum size

                  Commercial lawyer


                    doc,docx,pdf,odc file types with 4mb maximum size

                    Continuous recruitment


                      doc,docx,pdf,odc file types with 4mb maximum size

                      Think ahead! Practice at Filip & Company!


                        doc,docx,pdf,odc file types with 6mb maximum size


                        doc,docx,pdf,odc file types with 6mb maximum size


                        doc,docx,pdf,odc file types with 6mb maximum size

                        Vrei să știi cum îți vom utiliza datele cu caracter personal? Click aici pentru mai multe detalii.

                        Webinars