Recomandările Comisiei Europene privind reîntoarcerea la muncă

Vineri, 24 aprilie 2020, Comisia Europeană a publicat Recomandările pentru o reîntoarcere sigură la locurile de muncă, elaborate în colaborare cu Agenția Europeană pentru Securitate și Sănătate în Muncă. Documentul conține un set de linii directoare care ar putea fi avute în vedere de către angajatori pentru minimizarea expunerii la COVID-19 salariaților care revin la locurile de muncă.

Totodată, la nivel național, Inspecția Muncii a oferit recent un set de răspunsuri la întrebările frecvente adresate în contextul muncii în contextul actual.

I. Recomandările Comisiei Europene

La nivel european, autoritățile au elaborat un set de recomandări care privesc mai multe aspecte, prezentate în continuare.

1. Actualizarea evaluărilor privind riscurile la locul de muncă și implementarea de măsuri corespunzătoare

Se recomandă angajatorior ca, în cazul în care există schimbări cu privire la procesul de muncă, să revizuiască evaluările privind riscurile care există la locul de muncă, cu consultarea salariaților. Angajatorii vor trebui să aibă în vedere toate riscurile, inclusiv cele care vizează sănătatea psihică a salariaților.

După actualizarea evaluării riscurilor, pasul următor este pregătirea unui plan de acțiune care să cuprindă măsuri corespunzătoare pentru înlăturarea/ diminuarea riscurilor identificate. Recomandările oferă exemple de astfel de măsuri.

2. Măsuri pentru minimizarea expunerii la COVID-19 la locul de muncă

• Pentru început, ar trebui desfășurată doar munca esențială la acest moment. Este posibilă amânarea unor activități pentru momentul când riscurile vor fi mai mici. Doar salariații care sunt esențiali trebuie să fie prezenți fizic la locul de muncă, iar prezența altor persoane trebuie minimizată.
• Dacă este posibil, serviciile trebuie prestate de la distanță (telefon, video). Reducerea, pe cât posibil, a contactul fizic între salariați (i.e. în timpul întâlnirilor sau pauzelor) este de asemenea recomandat.
• Izolarea salariaților care își pot desfășura activitatea în mod individual și care nu necesită echipament specializat sau utilaje care nu pot fi transportate. Se recomandă, pe cât posibil, ca acești salariați să lucreze singuri într-un birou.
• Dacă este posibil, salariații vulnerabili ar trebui să lucreze de acasă (e.g. salariați în vârstă, persoane cu afecțiuni cronice cum ar fi hipertensiunea, probleme cardiace ori respiratorii, diabet, cancer etc., respectiv salariatele însărcinate). Salariații ai căror membri apropiați de familie se află în una din aceste categorii de risc ar trebui să lucreze de asemenea de acasă.
• Livrarea de bunuri ar trebui să se realizeze prin livrarea/ridicarea acestora în spații exterioare, în afara sediilor destinatarilor. Curierii ar trebui să primească echipamente de protecție/ dezinfectare.
• Plasarea unor bariere între lucrători, în special în cazul în care aceștia nu pot păstra o distanță de cel puțin 2 metri unul față de celălalt (barierele pot fi și improvizate – i.e. foi din material de plastic, pereți despărțitori, dulapuri etc.). Dacă o astfel de barieră nu poate fi folosită, ar trebui creat spațiu suplimentar între salariați (de exemplu, cel puțin două birouri libere distanță între ei).
• Când contactul nu poate fi evitat, acesta nu ar trebui să aibă loc pentru mai mult de 15 minute. Se recomandă reducerea contactului între diferite divizii ale companiei la începutul și finalul programului de lucru. Această reducere poate avea loc inclusiv prin stabilirea unor intervale orare diferite pentru pauzele de masă, în vederea reducerii numărului de salariați care se află simultan în spațiile pentru luarea mesei. Spațiile igienico-sanitare ar trebui folosite de o singură persoană în același timp.
• Punerea la dispoziția salariaților de materiale igienico-sanitare (sapun, apa, gel dezinfectant) în locuri ușor accesibile, inclusiv la intrarea în clădire și în spațiile comune. Încurajarea salariaților să își spele mâinile frecvent. Dezinfectarea frecventă a locului de muncă, în special birourile, mânerele ușior, instrumentele de lucru și alte suprafețe atinse frecvent de personal). Angajatorii vor trebui să încurajeze salariații să păstreze curățenia la locul de muncă, fiind posibilă inclusiv adoptarea unei politici interne în acest sens.
• Punerea la dispoziția salariaților de echipamente de protecție individuală (e.g. măști, mănuși) și instruirea acestora cu privire la utilizarea corectă a echipamentelor, cu respectarea recomandărilor producătorilor echipamentelor de protecție.
• Încurajarea salariaților să stea acasă dacă sunt bolnavi, tușesc sau strănută. Încurajarea salariaților să folosească mijloace de transport individuale (e.g. mașini, biciclete). Dacă este posibil, încurajarea salariaților să se deplaseze către locul de muncă prin mers. Recomandarea evitării folosirii transportului în comun, dacă este posibil.
• Introducerea de programe individualizate de lucru și de muncă de acasă, pentru a limita prezența salariaților la locul de muncă.

3. Măsuri pentru reluarea activității după o perioadă de întrerupere a acesteia

Recomandările vizează pregătirea unui plan pentru reluarea activității, având în vedere aspectele privind securitatea și sănătatea în muncă. Următoarele aspecte ar trebui avute în vedere la elaborarea planului:

• Actualizarea evaluării riscurilor, ținând cont de măsurile pentru prevenirea riscului răspândirii COVID-19.
• Adaptarea locului de muncă și a organizării muncii înainte de reluarea efectivă a activității și revenirea salariaților la locul de muncă. Reluarea activității ar putea avea loc în etape, pentru a fi posibilă efectuarea tuturor ajustărilor necesare.
• Informarea salariaților despre modificările survenite și pregătirea de noi proceduri și instruire corespunzătoare, dacă este cazul, înainte de a relua activitatea.
• Consultarea cu medicul de medicina muncii pe parcursul procesului de pregătire a planului.
• Acordarea de atenție specială salariaților care prezintă un grad ridicat de risc și protejarea celor mai vulnerabili dintre ei.
• Susținerea salariaților care pot suferi de anxietate sau stres. Se recomandă, de exemplu, comunicarea frecventă între manageri și aceste persoane, facilitarea comunicării între colegi, adaptarea locurilor de muncă ale acestor salariați, implementarea unor programe de asistență/ coaching pentru salariați, facilitarea accesului la un medic de medicina muncii etc.
• Posibilitatea ca salariații să fie afectați de îmbolnăvirea/ decesul unor persoane apropiate, respectiv de dificultățile financiare sau de alte probleme personale.

4. Măsuri pentru gestionarea unei rate ridicate a absențelor

O astfel de situație ar putea apărea în cazul în care salariații se află în autoizolare preventivă, carantină ori îngrijesc un membru de familie. Se recomandă ca:

• Salariații aflați în autoizolare preventivă să poată lucra de la distanță.
• Salariații să fie instruiți astfel încât să poată desfășura activitățile esențiale specifice altor posturi, pentru eventualitatea în care persoanele care ocupă aceste posturi ar absenta de la muncă.
• Recurgerea la personal temporar pentru suplinirea salariaților care absentează și instruirea corespunzătoare a acestui personal.

5. Măsuri pentru gestionarea salariaților care lucrează de acasă

Principalele recomandări pentru gestionarea relației cu salariații care lucrează de acasă:

• Efectuarea unei evaluări a riscurilor cu privire la salariații care lucrează în regim de telemuncă, cu consultarea salariaților și a reprezentanților acestora;
• Permiterea telesalariaților să folosească temporar echipamentul pe care îl utilizează la locul de muncă (dacă nu îl pot transporta singuri, trebuie asigurat transportul de către angajator) – e.g. computer, monitor, tastatură, mouse, imprimantă, scaun de birou, lampă etc. Se recomandă păstrarea unei evidențe a echipamentelor luate acasă de fiecare salariat.
• Pregătirea de instrucțiuni pentru salariați referitor la setarea echipamentelor pentru a fi utilizate de acasă și pentru a asigura îndeplinirea regulilor ergonomice.
• Încurajarea salariaților să ia pauze regulate (i.e. după fiecare 30 de minute) pentru mișcare.
• Oferirea de suport pentru utilizarea echipamentelor si software-urilor IT, în special cu privire la aplicațiile utilizate pentru organizarea de teleconferințe și videoconferințe.
• Asigurarea că se poate comunica ușor inclusiv cu salariații care lucrează de acasă. Asigurarea socializării între salariați, inclusiv prin programarea de ședințe online
• Se recomandă luarea în considerare a riscului ca salariații să se simtă izolați sau sub presiune, risc care poate conduce la probleme de sănătate mintală. Este importantă menținerea legăturii între salariați și managerii, respectiv colegii lor, pentru a menține comunicările informale între salariați. Se poate avea în vedere inclusiv rotația salariaților care sunt prezenți la locul de muncă.
• Trebuie avut în vedere că telesalariații pot avea un partener care lucrează de asemenea de la domiciliu, copii care necesită supraveghere sau care participă online la cursuri, ori persoane în vârstă pe care le îngrijesc. Pentru acești salariați, managerii trebuie să manifeste flexibilitate cu privire la orele de lucru.
• Stabilirea clară a unei limite între activitatea profesională și timpul liber, pentru ca salariații să știe când se așteaptă din partea lor disponibilitate pentru muncă.

6. Implicarea salariaților în procesul decizional privind securitatea și sănătatea în muncă

Este importantă consultarea salariaților/ reprezentanților acestora înaintea implementării modificărilor planificate, inclusiv cu privire la procedurile temporare care urmează a fi implementate. Se recomandă implicarea salariaților în evaluarea riscurilor și pregătirea de măsuri pentru diminuarea/ înlăturarea acestor riscuri.

În cazul în care există salariați furnizați de agențiile de muncă temporară, aceste informații trebuie transmise inclusiv către angajatorii lor direcți.

7. Protejarea salariaților care au fost bolnavi

Persoanele care au fost grav bolnave pot necesita măsuri speciale chiar și după ce au fost declarate apte pentru muncă.

Există indicații că salariații care au fost afectați de coronavirus pot suferi de capacitate pulmonară redusă în urma unui episod de boală. Salariații care s-au aflat în terapie intensivă se pot confrunta, de asemenea, cu probleme specifice.

Acești salariați pot manifesta slăbire musculară, probleme cu memoria și concentrarea, o perioadă lungă necesară pentru reluarea muncii în parametri optimi. Medicul curant și medicul de medicina muncii, dacă este posibil, trebuie să fie consultați cu privire la maniera și orizontul de timp pentru reîntoarcerea la muncă.

Se recomandă implementarea de măsuri pentru a evita orice discriminare a salariaților care au fost infectați cu COVID-19.

8. Planificări pentru viitor

Este importantă pregătirea/ actualizarea unor planuri pentru închiderea și reluarea activității în viitor. Se recomandă pregătirea unui check list care trebuie îndeplinit în cazul în care astfel de evenimente vor interveni în perioada următoare.

Angajatorii care au utilizat telemunca pentru prima oară pot avea în vedere implementarea unei politici de telemuncă pe termen lung/ revizuirea politicii existente.

II. Clarificările Inspecției Muncii

La nivel național, Inspecția Muncii a formulat următoarele clarificări:

• Angajatorii au obligația să informeze și să instruiască lucrătorii cu privire la prevenirea și limitarea îmbolnăvirilor cu noul coronavirus, pe baza recomandărilor autorităților.
• Angajatorii au obligația de a asigura echipamente individual de protecție împotriva coronavirus (e.g. măști și mănuși de protecție) și să instruiască salariații privind folosirea corectă a acestora. Totodată, angajatorii au obligația de a verifica utilizarea corectă de către salariați a acestor echipamente.
• În cazul degradării sau al pierderii calităților de protecție, trebuie acordate echipamente individuale de protecție noi.
• Angajatorii au obligația de a stabili măsuri igienico-sanitare, cu consultarea medicilor de medicina muncii.
• Angajatorii au obligația de a acorda în mod gratuit materiale igienico-sanitare la locul de muncă (e.g. săpun, prosoape de hârtie, dezinfectanți etc.).
• Se recomandă evitarea organizării reuniunilor cu un grup mai mare de trei participanți (i.e. în sălile de reuniuni ale angajataorilor). Reuniunile de lucru trebuie limitat la minimul posibil, iar dacă sunt absolut necesare, trebuie asigurate toate măsurile de prevenire și protecție (ședințe în sistem video conferință, distanță de siguranță între participanți etc.).
• Activitățile colective și contactul între persoane trebuie evitate/ limitate, iar angajatorii trebuie să ia măsuri pentru păstrarea distanței de siguranță. Trebuie evitate formarea zonelor aglomerate în cadrul proceselor de muncă, inclusiv expunerea lucrătorilor la contact direct/ interacțiune cu un număr mare de persoane.
• Angajatorul are obligația de a asigura dezinfectarea locurilor de muncă și a mijloacelor de transport în comun. Aceste servicii pot fi externalizate către un furnizor specializat de astfel de servicii ori pot fi istruiți lucrători din cadrul societății pentru efectuarea acestor sarcini de muncă, cu respectarea prevederilor legale.
• În situația excepțională în care ne aflăm, angajatorul trebuie să ia legătura cu medicul de medicina muncii pentru a identifica de comun acord un mod de efectuare a controlului medical la angajare,, respectiv a controalelor medicale periodice de medicina muncii care trebuie efectuate în această perioadă.
• Instruirea angajaților în domeniul securității și sănătății ăn muncă trebuie să pună un accent deosebit și pe instruirea lucrătorilor cu privire la riscurile induse de COVID-19.

III. Aspecte ce trebuie avute în vedere din perspectiva datelor cu caracter personal ale angajaților

În plus față de implementarea măsurilor recomandate de către autorități prezentate mai sus, pe întreaga durată a situației generate de pandemia COVID-19, pentru a asigura protecția angajaților, angajatorii au avut în vedere adoptarea unor măsuri suplimentare de protecție, precum chestionare și verificări ale temperaturii pentru angajații și vizitatorii de la sediilor lor. Trebuie avut în vedere faptul că opinia autorităților de supraveghere de la nivelul UE cu privire la posibilitatea efectuării unor astfel de activități de prelucrare a datelor nu este unitară.

Pentru a putea realiza însă astfel de activități, angajatorii vor trebui să respecte condițiile prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor – GDPR. Enumerăm câteva dintre aceste condiții: (i) chestionarele să cuprindă întrebări unde răspunsul va fi de tipul da/nu, și nu întrebări deschise, iar datele de sănătate prelucrate să fie minime, (ii) verificările de temperatură ar trebui să nu rezulte în întocmirea unor evidențe scrise de monitorizare a temperaturii persoanelor, ci verificarea să fie limitată la o verificare punctuală la accesul în locație, care să nu rezulte însă într-o asociere între datele de identificare a persoanei cu temperatura citită. În ambele situații, persoanele vor trebui să fie informate printr-o notă de informare specifică la momentul transmiterii chestionarelor, respectiv la accesul în locație, cu privire la aceste prelucrări de date. Condițiile aplicabile vor trebui însă verificate și completate de la caz la caz.