Ne aflam in perioada anului in care cele mai multe societati se pregatesc pentru aprobarea situatiilor financiare anuale. O parte din ele deja au publicat convocarile, alta parte sunt pe punctul de a face acest lucru. Si totusi, cum pot societatile reconcilia obligatia legala de a organiza aceste adunari generale cu restrictiile de deplasare instituite prin ordonantele militare emise in contextul decretarii starii de urgenta? Avem in vedere faptul ca la acest moment, deplasarile in afara locuintei/gospodariei sunt limitate la acele scopuri expres prevazute de Ordonanta militara 3/2020.
In lipsa unor reglementari speciale, adaptate situatiei curente, societatile sunt nevoite sa apeleze la cele mai flexibile interpretari ale regulilor existente pentru a raspunde la cateva intrebari cheie: (i) mai este posibila desfasurarea adunarilor generale cu prezenta fizica a actionarilor? (ii) pentru societatile de tip inchis care nu au prevazuta posibilitatea desfasurarii prin corespondenta, se poate apela la mijloace alternative? (iii) ce pot face societatile care deja au publicat convocarile? Ne referim la societatile de tip inchis.
A. Mai este posibila desfasurarea adunarilor generale cu prezenta fizica a actionarilor?
Consideram ca raspunsul la aceasta intrebare trebuie sa fie nuantat. In primul rand, este imperios necesar ca societatile sa verifice daca au la dispozitie, conform actelor lor constitutive, metode alternative de desfasurare a adunarilor. Daca nu, fata de legislatia in vigoare la acest moment, si daca nu este vorba de o zona cu restrictii mai severe (ex. Suceava), ar putea fi posibila desfasurarea unor astfel de adunari, cu adoptarea in prealabil a unor reguli de protectie si implementarea lor in timpul adunarii.
Intr-o astfel de situatie, se poate interpreta ca participarea la adunarea generala a actionarilor/asociatilor ar reprezenta o deplasare in interes personal, actionarii/asociatii sau reprezentantii acestora urmand sa completeze in mod corespunzator declaratiile pe proprie raspundere.
Pentru limitarea numarului de persoane se poate avea in vedere si acordarea de catre mai multe actionari/asociati de mandate acelorasi reprezentanti.
B. Ce alternative au societatile daca actul constitutiv nu contine prevederi speciale?
Legea nr. 31/1990 privind societatile, republicata si modificata (in continuare “Legea Societatilor”) prevede ca “în cazul societăţilor închise, prin actul constitutiv se poate conveni ţinerea adunărilor generale şi prin corespondenţă”. Textul se refera expres la tinerea prin corespondenta care presupune ca actionarul nu va participa la dezbateri si isi va trimite votul inainte de desfasurarea efectiva a adunarii generale, votul urmand sa fie consemnat in forma in care a fost primit.
In acelasi timp, organizarea unor dezbateri prin mijloace de comunicare la distanta, care sa poata permite verificarea identitatii actionarilor/asociatilor, a cvorumului la deschiderea sedintei, precum si la votarea fiecarui punct de pe ordinea de zi, dar si participarea activa a actionarilor la dezbateri, ar putea fi asimilata desfasurarii prin prezenta fizica si ar putea fi implementata chiar si in lipsa unor prevederi exprese in actele constitutive.
Desi Legea Societatilor nu trateaza posibilitatea desfasurarii adunarilor prin mijloace electronice, consideram ca in contextul starii de urgenta si a restrictiilor de circulatie este justificata interpretarea ca pentru tinerea adunarilor generale prin teleconferinta/videoconferinta nu este necesar ca societatea sa aiba prevazuta expres in actul constitutiv aceasta posibilitate, fiind suficient sa fie detaliata procedura in convocator (inclusiv prin trimitere la un document care sa fie publicat pe site-ul societatii).
C. Cum poate fi exercitat votul si ce conditii trebuie sa respectam in cazul desfasurarii adunarii generale prin mijloace electronice?
In masura in care in convocator s-a indicat posibilitatea de participare prin mijloace de comunicare la distanta, desfasurarea adunarii generale in aceste conditii (i.e., teleconferinta/videoconferinta) este compatibila cu orice forma de vot. In acelasi timp , avand in vedere faptul ca adunarea generala presupune dezbatere (in urma careia actionarii/asociatii isi pot schimba optica fata de anumite puncte de pe ordinea de zi), consideram necesar ca actionarilor sa li creeze conditiile de a vota inclusiv prin mijloace electronice, pentru situatia in care participa la adunare si doresc sa isi schimbe votul.
Un sistem de vot electronic trebuie sa permita verificarea ulterioara a modului in care s-a votat, ceea ce presupune fie inregistrarea continutului audio/video al adunarii generale, fie desfasurarea adunarii generale prin intermediul unei platforme online care are functia de a inregistra si prezenta ulterior modalitatea in care s-a votat.
Pana la acest moment, solutia identificata ca fiind cea mai simplu de implementat este cea de tinere electronica a adunarii generale prin intermediul unor aplicatii de mesagerie instant (de exemplu, Skype for Business), aplicatie care sa permita atat participarea online la adunarea generala, cat si exprimarea votului public sau secret. Alta posibilitate este aceea de a recurge la serviciile unei platforme online care organizeaza conferinte, insa aceasta varianta se poate dovedi mai costisitoare.
D. Daca adunarea generala a fost deja convocata intr-o anumita locatie, ce reguli trebuie respectate pentru a modifica procedura de desfasurare a acesteia?
Daca societatea este in cazul fericit in care actul constitutiv permite tinerea prin corespondenta, chiar daca in convocator nu sunt precizate detaliile legate de exprimarea votului prin corespondenta, consideram ca actionarii/asociatii au dreptul sa transmita voturile catre societate, iar acestea vor fi luate in calcul. O interpretare contrara ar duce la restrangerea unui drept legal al actionarilor/asociatilor printr-un act emanand de la administratori/consiliul de administratie (i.e. convocatorul), ceea ce nu poate fi acceptat. Pentru facilitarea acestui demers, societatile pot publica pe website-ul propriu instructiuni pentru completarea buletinelor de vot si transmiterea acestora in timp util, fara a se considera ca au fost aduse modificari convocatorului.
In situatia in care nici votul prin corespondenta, nici participarea prin mijloace de comunicare la distanta nu sunt prevazute in actul constitutiv, consideram ca ne incadram in ipoteza discutata la primul punct. Conform Legii Societatilor, modificarea convocatorului este limitata la modificarea ordinii de zi, in sensul completarii cu puncte noi, neputand fi operate modificari legate de desfasurarea sedintei. Experienta practica arata si faptul ca Monitorul Oficial respinge solicitarile de publicare a convocatoarelor cu alte modificari decat cele permise de lege. Astfel, nu se va putea recurge la publicarea in Monitorul Oficial a unor detalii supplimentare privind desfasurarea adunarilor generale.
In lipsa unor prevederi derogatorii care sa se aplice pe perioada starii de urgenta, implementarea unor metode alternative de desfasurare a adunarilor dupa publicarea convocarii comporta riscuri legale, in principal daca aceste alternative nu sunt prevazute in actul constitutiv al societatii respective.
