Societatea Civilă de Avocați FILIP, având sediul social în București, Sky Tower Building, Calea Floreasca nr. 246C, Etaj 15, Sector 1, România, având codul unic de înregistrare RO24346576  („Societatea”),  în  calitate  de  operator  de  date  cu  caracter  personal,  care  stabilește  scopurile  și  mijloacele  de  prelucrare,  dorește  să  vă  informeze  despre prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în contextul desfășurării relațiilor de muncă cu Societatea în scopurile specificate mai jos:

1.      Scopurile și temeiurile prelucrării, categoriile de date și durata prelucrării acestora

Prezenta notă de informare se referă la calitatea dvs. de angajați ai Societății, în prezent sau în orice moment anterior.

Societatea prelucrează datele cu caracter personal enumerate mai jos pentru următoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea.

Vă vom stoca datele cu caracter personal doar pe perioadă de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare de mai jos, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare. În cazul în care Societatea va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dvs. cu caracter personal în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător în acest sens.

Detaliem mai jos activitățile de prelucrare a datelor dumneavoastrără cu caracter personal:

 

	Scop	Temei legal	Categorii de date	Durata prelucrării *
1.	Gestionarea relației de muncă cu angajații: îndeplinirea obligaţiilor de muncă, salarizare, Revisal, decontare costuri, acordarea de indemnizații îndeplinirea formalităților pentru șomaj.	Respectarea unor obligații legale și pentru executarea unui contract la care dvs sunteti parte, pentru desfășurarea relației de muncă	·     Numele, prenumele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, data nașterii, vârsta, sexul, datele din cartea de identitate (CNP-ul, seria și numărul etc.), contul bancar, starea civilă, datele privind decesul (dacă este cazul); copii ale documentelor de stare civilă.     ·     Nume, prenume, data naşterii copiilor angajatului sau ale altor persoane aflate în întreţinerea angajatului;	·     50 de ani pentru statele de plată ·     75 de ani pentru dosarele de personal ·     Celelalte documente aferente prelucrării – pe perioada relaţiei de muncă şi încă 4 ani după încetarea relaţiei de muncă

 

	Scop	Temei legal	Categorii de date	Durata prelucrării *
			·     Date privind educaţia şi certificările obţinute, vechimea în muncă, numărul de zile de concediu medical efectuat în ultimele 12 luni lucrate și baza de calcul pe ultimele 6 luni lucrate – nota de lichidare; ·     Date privind permisul de conducere pentru angajații care conduc autovehiculele societății, certificate medicale și date medicale din fișa de aptitudini; ·     Funcția și poziția, semnătura.
2.	Acordarea și gestionarea de beneficii personale către angajați (neincluse în contractul de muncă)	Interesul legitim al Societatii de a mentine o buna relatie de munca cu angajatii.	Nume, prenume, CNP, seria, numărul și data eliberării cărții de identitate, adresa de domiciliu, semnătura, departamentul unde vă desfășurați activitatea, adresa de e-mail, numărul contului bancar, numărul de telefon, funcția.	Pe durata desfășurării relației de muncă plus încă 4 ani de la încetarea acesteia
3.	Desfășurarea de investigații, aspecte de disciplina muncii și oferirea de suport în situații conflictuale          sau                                 de neperformanță legate de angajați	Interesul nostru legitim în asigurarea unui mediu de lucru propice și a unei bune relații cu angajații, de a respecta obligatiile legale si contractuale ale Societatii si de a proteja drepturile de care beneficiaza Societatea.	Numele, prenumele, funcția, semnătura, activitatea desfășurată, inclusiv corespondența purtată prin utilizarea infrastructurii Societății.	Pe durata desfășurării relației de muncă plus încă 4 ani de la încetarea acesteia
4.	Folosirea                   cardurilor magnetice pentru accesul în clădire	Obligatia legala si interesul nostru legitim de a asigura securitatea persoanelor şi a bunurilor din spaţiul de la locul de muncă	Numele, prenumele, ora de intrare și ora de ieșire, adresa de e-mail, numărul cartelei de acces	Pe durata desfășurării relației de muncă si inca 4 ani dupa incetare.

 

	Scop	Temei legal	Categorii de date	Durata prelucrării *
5.	Acordarea de adeverințe și referințe pentru foștii angajați	Interesul legitim al Societatii si al noului/viitorului angajator de a asigura mobilitatea pe piata muncii si doar in conditiile prevazute de Codul Muncii.	Numele, prenumele, funcția, activitatea desfasurata si durata contractuala	Pe perioada de stocare a dosarului de personal de 75 de ani
6.	Asigurarea sănătății și securității în muncă („SSM”): efectuarea unor instructaje pentru protecţia muncii şi a controalelor de medicina muncii	Obligația legală pentru prelucrarea datelor ce țin de SSM (pentru toate prelucrările care sunt prevăzute de legislația incidentă)	·     Numele, prenumele, datele din cartea de identitate (inclusiv CNP), adresa de domiciliu, data și locul nașterii funcția, studiile, calificarea, semnătura, grupa sanguină; ·     Date legate de condiții/ interdicții legate de desfășurarea muncii în funcție de situația personală (aptitudinea), recomandări de medicina muncii. ·     Detalii legate de traseul de deplasare la/ de la domiciliu la locul de muncă	Pe durata relației de muncă și încă 4 ani de la încetare
7.	Evaluarea performanței la nivelul Societății prin intermediul unor aplicații	Interes nostru legitim de a centraliza și evalua performanța angajaților la nivelul Societății (din perspectivă financiară și a dezvoltării bazei de clienți).	Numele, prenumele, adresa de email, funcția, indicatori de performanta, activitatea desfasurata.	Pe durata desfășurării relației de muncă plus încă 4 ani de la încetarea acesteia
8.	Realizarea unor studii de satisfacție a angajaților și a unor studii salariale	Interesul nostru legitim de a identifica nivelul de satisfacție al angajaților	Nume, prenume, funcție, adresa de e-mail	2 ani
9.	Marketing și publicitate transmiterea de newsletter- uri cu ultimele noutăți interne	Interesul legitim pentru ca dvs. să fiți la curent cu serviciile oferite de Filip și evenimente din viața organizației	Numele, prenumele și adresa de e-mail corporate	Pe       durata           desfășurării relației de muncă
10.	Realizarea  de  testimoniale și articole, interviuri și orice alte	Consimțământ	Imaginea, numele, adresa, adresa de e-mail, numărul de telefon, poziția, semnătura	5 ani

 

	Scop	Temei legal	Categorii de date	Durata prelucrării *
	materiale din presă în scop de promovare a activității și serviciilor noastre
11.	Organizarea unor evenimente internaționale/calatorii de promovare, în diverse orașe	Obligația contractuală reprezentată de obligația de vă îndeplini atribuțiile prevăzute în fișa postului	Nume, prenume, adresa de e-mail, CNP-ul, seria și numărul cărții de identitate pentru efectuarea check- inului la unitatea de cazare și sau la bilete de transport	Pe       durata           desfășurării relației de muncă
12.	Organizarea unor evenimente și seminarii în scopurile: promovării serviciilor Filip; dezvoltării competențelor tehnice și dezvoltare personală și profesională	Interesul nostru legitim de a dezvolta competenţele angajaţilor Societăţii	Numele, prenumele, seria și numărul cărții de identitate, data și semnătura	5 ani

* Societatea vă informează prin prezenta că își rezervă dreptul de a păstra și/sau prelucra pe o durată mai mare de timp datele dvs. cu caracter personal, în situațiile in care va fi necesar pentru protejarea drepturilor și intereselor legitime ale acesteia.

În plus față de cele de mai sus, Societatea poate să prelucreze și orice alt date cu caracter personal primite de la dvs. sau generate în legătură cu activitatea dvs. desfășurată în cadrul Societății.

De asemenea, este posibil să vă solicităm să ne furnizați anumite date cu caracter personal ale altor persoane, cum ar fi membri ai familiei sau alte persoane afiliate, caz în care vi se va pune la dispoziție un formular separat și specific de consimțământ care să fie prezentat respectivei persoane pentru a-și da consimțământul cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal de către Societate, la instrucțiunile dvs. sau, după caz, se va pune la dispoziție o notă de informare și pentru respectivele persoane vizate.

2.     Colectarea datelor cu caracter personal

Societatea a colectat datele cu caracter personal din următoarele surse:

1. direct de la dumneavoastră;
2. de la alți angajați ai noștri cu care ați colaborat, spre exemplu informații privind performanța dvs. la locul de muncă;
3. de la angajații departamentului de resurse umane, spre exemplu informații privind salariile;
4. de la diverși clienti, potentiali clienti, colaboratori sau parteneri contractuali, informații ce reies din interacțiunea dumneavoastră cu aceștia.

 

3.     Destinatarii datelor cu caracter personal

Pentru îndeplinirea scopurilor menționate mai sus, Societatea utilizează serviciile mai multor parteneri contractuali.

Unii dintre aceștia au calitatea de persoane împuternicite de operator, cum ar fi furnizorii de servicii de studii salariale și de satisfacție a angajaților, furnizorul de software utilizat pentru pontaj și evaluarea performanței, (care desfășoară activități de salarizare și administrare personal, și sunt activi în industria/sectorul tehnologiei informațiilor, desfășurându-și activitatea comercială în România), furnizorii serviciilor de training/pregătire a angajaților (care desfășoară activități de training și pregătire în domeniul resurselor umane și sunt activi în industria/sectorul de consultanță în resurse umane, desfășurându-și activitatea comercială în România), furnizorul de servicii de medicina muncii, care acționează ca persoană împuternicită cu privire la datele referitoare la aptitudinea angajaților de a presta muncă la angajare și în cadrul evaluărilor anuale de medicina muncii (care desfășoară activități de furnizare de servicii medicale, și sunt activi în industria/sectorul medical, desfășurându-și activitatea comercială în România), furnizorul de servicii de arhivare a documentelor (care este activ în industria/sectorul de servicii arhivistice și își desfășoară activitatea comercială în România), furnizorul de servicii IT, de mentenanță și remediere -echipamente de calcul și comunicație – mentenanță aplicații software și hardware (care își desfășoară activitatea în România), furnizorii care prestează servicii pentru realizarea materialelor foto și video (activi în industria de producție foto și video și care își desfășoară activitatea comercială în România), iar acestora le pot fi furnizate datele dvs. cu caracter personal pentru a fi utilizate în limitele obligațiilor pe care și le asumă față de Societate. Datele cu caracter personal pe care le divulgăm către persoanele împuternicite de noi, sunt limitate la informațiile cu caracter personal minime care sunt necesare pentru prestarea respectivelor servicii și le solicităm acestora să nu utilizeze datele cu caracter personal în niciun alt scop. Depunem toate eforturile pentru a ne asigura că toate entitățile cu care lucrăm stochează datele dvs. cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate.

Unii dintre aceștia sunt, la rândul lor, operatori de date, cum ar fi băncile (care îşi desfăşoară activitatea în România), furnizorii de servicii medicale care acționează ca operatori în sine în legătură cu abonamentele private de sănătate (care desfășoară activități de furnizare de servicii medicale, și sunt activi în industria/sectorul medical, desfășurându-și activitatea comercială în România), unora dintre furnizorii diferitelor beneficii personale pentru angajați, precum tichetele de masă, abonamentul pentru sport, abonamentul pentru biblioteca online, furnizorii de e-learning, după caz, (care își desfășoară activitatea comercială în România), distribuitorii noștri, (care desfășoară activități de comercializare produse și care își desfășoară activitatea în România și străinătate) precum și orice alți parteneri contractuali cu care societate desfășoară relații comerciale, dintre care unii pot fi situați în țară, în interiorul Uniunii Europene, sau în afara acesteia.

Unii dintre aceștia sunt terțe părți care nu au rolul de a prelucra datele, însă au acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu Societatea, cum ar fi societăți care asigură întreținere tehnică, auditori financiari sau juridici.

Datele cu caracter personal indicate mai sus pot fi puse la dispoziție sau transmise către terți și în următoarele situații: (i) autorități publice, auditori sau instituții cu competențe în realizarea de inspecții și controale asupra activității și activelor Societății, care solicită Societății să furnizeze informații, în virtutea obligațiilor legale ale acesteia din urmă. Aceste autorități publice sau instituții pot fi Agenția Națională de Administrare Fiscală, Inspectoratul Teritorial de Muncă, Agențiile pentru ocuparea forței de muncă, Poliția Locală în cazul unor incidente, Autoritățile de Mediu, etc.; (ii) pentru respectarea unei cerințe legale sau pentru protejarea drepturilor și activelor Societății noastre sau ale altor entități sau persoane, precum instanțe de judecată, executori judecătorești, organele profesiei de avocat, consultanți juridici.

De asemenea, unele dintre datele dvs. mai pot fi transferate către clienții sau potențialii clienți ai Societății, în vederea desfășurării relației contractuale cu aceștia.

 

4.     Transferul datelor cu caracter personal în străinătate

În contextul îndeplinirii operațiunilor descrise mai sus, datele dvs. cu caracter personal pot fi transferate în străinătate către state din Uniunea Europeană („UE”) sau Spațiul Economic European („SEE”).

Vă informăm prin prezenta că orice transfer realizat de Societate într-un stat membru UE sau SEE va respecta cerințele legale prevăzute în Regulamentul General privind Protecția Datelor nr. 2016/679 adoptat de Parlamentul European („GDPR”).

În contextul acordării de referințe, este posibil ca unii dintre potențialii viitori angajatori care solicită referințe cu privire la perioada în care ați fost angajatul nostru, să fie situați în state din afara UE și SEE care nu asigură o protecție adecvată prelucrării datelor cu caracter personal. În această situație, le vom comunica acestora unele din datele cu caracter personal menționate în prezenta nota de informare, doar pe baza consimțământului dvs. expres obținut anterior comunicării, pentru a asigura garanțiile solicitate prin GDPR. De asemenea, unele dintre datele dvs. mai pot fi transferate către clienții sau potențialii clienți ai Societății, în vederea desfășurării relației contractuale cu aceștia.

5.     Ce se întâmplă cu datele dvs. cu caracter personal după încetarea prelucrării

Odată ce perioada de prelucrare indicată mai sus expiră, iar Societatea nu mai are motive legale sau legitime de a vă prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi

șterse în conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica arhivarea, anonimizarea sau distrugerea acestora.

6.     Luarea deciziilor în mod automat și crearea de profiluri în mod automat

Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv crearea de profiluri

7.     Refuzul prelucrării și consecințele acestuia

Datele  cu  caracter  personal  prevăzute  în  Secțiunea  1  şi  prelucrate  în  temeiul  unei  obligații  legale/  contractuale  sunt  necesare  pentru  încheierea  unui  contract  cu Societatea, iar dvs. trebuie să furnizați datele cu caracter personal pentru încheierea sau executarea contractului de muncă/și pentru a ne permite să ne îndeplinim obligațiile noastre legale față de dvs. și față de autoritățile publice. În cazul în care nu ne veți furniza datele pentru scopurile mai sus menționate, nu vom putea încheia contractul individual de muncă/, nu vom putea desfășura relația contractuală în baza contractului individual de muncă/de, nu veți putea beneficia de anumite beneficii personale acordate de către Societate sau partenerii Societății.

8.     Securitatea prelucrării datelor

Societatea vă informează prin prezenta că evaluează și actualizează constant măsurile de securitate implementate pentru a asigura o prelucrare a datelor cu caracter

personal în condiții de siguranță și securitate.

9.     Drepturile persoanei vizate în ceea ce privește prelucrarea datelor

În contextul prelucrării datelor dvs. cu caracter personal, aveți următoarele drepturi:

 

1. Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate: aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dvs. cu caracter personal sunt sau nu prelucrate și, în caz afirmativ, de a avea acces la tipul de date cu caracter personal și condițiile în care sunt prelucrate, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date indicat în Secțiunea 10 de mai jos;
2. Dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal: aveți posibilitatea de a solicita, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date indicat în Secțiunea 10 de mai jos, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, completarea datelor incomplete sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în cazul în care (i) datele nu mai sus necesare în scopul inițial (și nu există un nou scop legal), (ii) temeiul juridic al prelucrării este consimțământul persoanei vizate, persoana vizată își retrage consimțământul și nu există alt temei legal, (iii) persoana vizată își exercită dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v) ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română sau (vi) datele au fost colectate în legătură cu servicii ale societății informaționale oferite copiilor (dacă este cazul), când se aplică cerințe specifice cu privire la consimțământ;
3. Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării: aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dumneavoastră aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;
4. Dreptul de a vă retrage consimțământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate până în momentul respectiv;
5. Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază

pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;

1. Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice

care privesc persoana vizată sau o afectează pe aceasta în mod similar într-o manieră semnificativă;

1. Dreptul la portabilitatea datelor, însemnând dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat operatorului de date într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate;
2. Dreptul de a depune plângere în fața Autorității de Protecție a Datelor (ANSPDCP) și dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată

 

Drepturile de mai sus pot fi exercitate în orice moment. Pentru exercitarea acestor drepturi, vă încurajăm să utilizați formularele disponibile la pe site-ul web al Societății sau  să  adresați  o  solicitare  în  scris,  datată  și  semnată  sau  în  format  electronic  la  adresa  indicată  mai  jos.  De  asemenea,  în  cazul  în  care  doriți  să  vă  retrageți consimțământul acordat puteți să trimiteți un e-mail la adresa indicată la Secțiunea 10, sau să depuneți o cerere scrisă în format fizic sau prin poștă la sediul Societății.

10.  Modalitate de contact

Puteți adresa orice întrebare, folosind următoarele detalii de contract:

Societatea Civilă de Avocați FILIP, Adresa poștală: Sky Tower Building, Calea Floreasca nr. 246C, Etaj 15, Sector 1, București, România, Nr. de telefon: Alina Iancu –

+40 21 527 2085, Adresa de e-mail: privacy@filipandcompany.com

 

 

Data: 25 aprilie 2019