Societatea Civilă de Avocați FILIP, având sediul social în București, Sky Tower Building, Calea Floreasca nr. 246C, Etaj 15, Sector 1, România, având codul unic de înregistrare RO24346576, („Societatea”) în calitate de operator de date cu caracter personal, care stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare, dorește să vă informeze despre prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în contextul desfășurării relațiilor de colaborare cu Societatea, în scopurile specificate mai jos:
1. Scopurile și temeiurile prelucrării, categoriile de date și durata prelucrării acestora
Prezenta notă de informare se referă la calitatea dvs. de avocați asociaţi şi colaboratori ai Societății, precum şi de reprezentanți ai cabinetelor individuale cu care colaborează Societatea, în prezent sau în orice moment anterior.
Societatea prelucrează datele cu caracter personal enumerate mai jos pentru următoarele scopuri, pe baza temeiurilor legale indicate pentru fiecare dintre acestea.
Vă vom stoca datele cu caracter personal doar pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare de mai jos, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare. În cazul în care Societatea va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dvs. cu caracter personal în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător în acest sens.
Detaliem mai jos activităţile de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal:
Scop | Temei legal | Categorii de date | Durata prelucrării * | |
1. | Gestionarea relației de colaborare cu avocații, inclusiv achitarea onorariilor, acordarea de bonusuri și alte beneficii. | Respectarea unor obligații legale și pentru executarea unui contract la care dvs. sunteți parte. | · Numele, prenumele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, data nașterii, vârsta, sexul, datele din cartea de identitate (CNP-ul, seria și numărul etc.), contul bancar, poziţia/funcția și semnătura; copii ale documentelor de stare civilă;
· Copiile documentelor/ certificatelor/ diplomelor/ deciziilor care dovedesc educația sau certificările obținute; |
Facturile pe durata a 10 ani de la emitere;
Celelalte documente pe durata relaţiei de colaborare şi încă 4 ani după încetare. |
Scop | Temei legal | Categorii de date | Durata prelucrării * | |
· Copia permisului de conducere pentru avocații asociati sau colaboratori care conduc autovehiculele societății, certificate medicale și date medicale din fișa de aptitudini. | ||||
2. | Procedura de revizuire și analiză a orelor lucrate de avocați și emiterea facturilor către clienți cu descrierea orelor lucrate de avocați (prin intermediul unui soft/aplicații). | Prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care dvs. sunteți parte, precum și interesul legitim al Societății de a dezvolta relatia cu clientii, de a respecta obligatiile legale si contractuale ale Societatii si de a proteja drepturile de care beneficiaza
Societatea. |
Nume, prenume, funcție/poziție, număr de ore
lucrate, activitatea desfășurată. |
10 ani |
3. | Realizarea unor statistici, rapoarte și evaluări prin intermediul unui soft/aplicații cu privire la performanța avocaților și a Societății (nr. de ore lucrate, sume facturate/
încasate, nume de clienți etc). |
Executarea unui contract la care dvs. sunteti parte și interesul nostru legitim de a analiza performanța avocaților cu care colaborează Societatea (din perspectivă financiară și a dezvoltării bazei de clienți). | Nume, prenume, funcție/poziție număr de ore lucrate, activitatea desfășurată. | 10 ani |
4. | Folosirea cardurilor magnetice
pentru accesul în clădire. |
Obligatia legala si interesul nostru legitim de a asigura securitatea bunurilor și a persoanelor din spațiul de birouri | Numele, prenumele, ora de intrare și ora de ieșire, adresa de e-mail, numărul cartelei de acces. | Pe durata desfășurării relației de colaborare şi încă 4 ani după încetare. |
5. | Transmiterea unor prezentări și oferte ale Societății către clienți/potențiali clienți | Prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care dvs. sunteți parte, precum și interesul legitim al Societății de a dezvolta relatia cu clientii/potentialii clienti. | Numele, prenumele, funcția/poziția, nr de telefon,
adresa de email, activitatea desfășurată. |
10 ani |
Scop | Temei legal | Categorii de date | Durata prelucrării * | |
6. | Negocierea, încheierea și desfășurarea relației cu clienții, potențialii clienți, colaboratorii, partenerii contractuali, precum și urmărirea respectării obligațiilor ce revin Societății conform legislației specifice, protejarea împotriva concurenței neloiale și protejarea drepturilor Societății. | Prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care dvs. sunteți parte și interesul legitim al Societății a dezvolta relatia cu clientii, de a respecta obligatiile legale si contractuale ale Societatii si de a proteja drepturile de care beneficiaza Societatea. | Numele, prenumele, funcția/poziția, nr de telefon, adresa de email, activitatea desfășurată în temeiul contractului încheiat, inclusiv corespondența. | 10 ani (deoarece includ
contractele cu clienții) |
7. | Transmiterea unor prezentări ale Societății către companii care realizează clasamente ale societățile de avocatură și/sau acordă premii/distincții societăților de avocatură. | Interesul nostru legitim de a participa la astfel de clasamente. | Numele, prenumele, funcția/poziția, nr de telefon,
adresa de email. |
10 ani |
8. | Acordarea de adeverințe și referințe pentru foștii avocați colaboratori. | Consimțământ. | Numele, prenumele, funcția, perioada în care ați fost
colaboratorul nostru. |
1 an |
9. | Gestionarea contabilității Societății prin înregistrarea facturilor emise de avocați. | Obligația legală. | Numele, prenumele, seria și numărul cărții de identitate, codul de identificare fiscală, contul bancar, sediu, adresa de e-mail, numărul de telefon. | 10 ani |
10. | Organizarea și desfășurarea raportărilor, analizelor și investigațiilor financiare, juridice și a auditului intern al Societății | Obligația legală și interesul nostru legitim de a asigura o bună gestiune financiară și juridică ale Societății | Nume, prenume, adresa de e-mail, poziția/funcția, codul de identificare fiscală, activitatea desfășurată în temeiul contractului încheiat, inclusiv corespondența purtata prin utilizarea infrastructurii Societatii. | 10 ani |
Scop | Temei legal | Categorii de date | Durata prelucrării * | |
11. | Asigurarea infrastructurii IT (mentenanța și actualizarea sistemelor IT). | Interesul nostru legitim de asigura întreținerea și funcționarea infrastructurii IT a Societății. | Username, parola și numele și prenumele
utilizatorului. |
Pe durata desfășurării relației de colaborare şi încă 4 ani după încetare. |
12. | Transmiterea unor newsletter- uri cu actualizări interne și externe. | Interesul legitim ca avocații colaboratori să fie la curent cu evenimente relevante pentru Societate. | Numele, prenumele și adresa de e-mail corporate. | Pe durata desfășurării relației de colaborare. |
13. | Realizarea de fotografii, filmări, testimoniale și articole, interviuri și orice alte materiale din presă în scop de promovare a activității și serviciilor juridice ale Societății. | Consimțământ. | Imaginea, numele, prenumele, adresa de e-mail,
numărul de telefon, poziția/funcția. |
10 ani |
14. | Publicarea pe site-ul web al Societăţii (www.filipandcompany.com) a imaginii şi CV-ului avocaților | Consimțământ. | Imaginea, numele, prenumele, adresa de e-mail,
numărul de telefon, poziția/funcția |
Pe durata desfășurării relației de colaborare |
15. | Organizarea unor evenimente, călătorii și seminarii în scopul dezvoltării competențelor personale și profesionale | Consimțământ. | Numele, prenumele, adresa de e-mail, CNP-ul, seria și numărul cărții de identitate pentru efectuarea check- inului la unitatea de cazare și sau la bilete de transport | 5 ani |
16. | Realizarea unor controale medicale anuale pentru determinarea aptitudinii de a lucra | Consimțământ. | Nume, prenume, CNP, funcția/poziția, nr de telefon | Pe perioada relației de colaborare și încă 4 ani dupa incetare |
17. | În cadrul relației de colaborare,
putem efectua studii de |
Interesul nostru legitim pentru evaluarea, dezvoltarea și îmbunătățirea relației de colaborare | Nume, prenume, adresa de e-mail, funcţia/poziția | 5 ani |
Scop | Temei legal | Categorii de date | Durata prelucrării * | |
satisfacție a avocaților
colaboratori |
* Societatea vă informează prin prezenta că își rezervă dreptul de a păstra și/sau prelucra pe o durată mai mare de timp datele dvs. cu caracter personal, în situațiile in care va fi necesar pentru protejarea drepturilor și intereselor legitime ale acesteia.
În plus față de cele de mai sus, Societatea poate să prelucreze și orice alt date cu caracter personal primite de la dvs. sau generate în legătură cu activitatea dvs. de colaborare cu Societatea.
De asemenea, este posibil să vă solicităm să ne furnizați anumite date cu caracter personal ale altor persoane, cum ar fi membri ai familiei sau alte persoane afiliate, caz în care vi se va pune la dispoziție un formular separat și specific de consimțământ care să fie prezentat respectivei persoane pentru a-și da consimțământul cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal de către Societate, la instrucțiunile dvs. sau, după caz, se va pune la dispoziție o notă de informare și pentru respectivele persoane vizate.
2. Colectarea datelor cu caracter personal
Societatea a colectat datele cu caracter personal din următoarele surse:
- direct de la dumneavoastră;
- de la alți angajați sau avocați colaboratori ai Societății cu care ați colaborat, spre exemplu informații privind performanța dvs. în cadrul Societății;
- de la angajații departamentului de resurse umane, spre exemplu informații privind onorariile;
- de la diverși clienti, potentiali clienti, colaboratori sau parteneri contractuali, informații ce reies din interacțiunea dumneavoastră cu aceștia.
3. Destinatarii datelor cu caracter personal
Pentru îndeplinirea scopurilor menționate mai sus, Societatea utilizează serviciile mai multor parteneri contractuali.
Unii dintre aceștia au calitatea de persoane împuternicite de operator, cum ar fi, furnizorul de software utilizat pentru evaluarea performanței, furnizorii serviciilor de training/pregătire a avocaților colaboratori (care desfășoară activități de training și pregătire în domeniul resurselor umane și sunt activi în industria/sectorul de consultanță în resurse umane, desfășurându-și activitatea comercială în România), furnizorul de servicii de arhivare a documentelor (care este activ în industria/sectorul de servicii arhivistice și își desfășoară activitatea comercială în România), furnizorul de servicii IT, de mentenanță și remediere – echipamente de calcul și comunicație – mentenanță aplicații software și hardware (care își desfășoară activitatea în România), societățile care prestează servicii de mentenanță și găzduire pentru site-ul web al Societăţii si a altor softuri/aplicații (care îşi desfăşoară activitatea în România), furnizorii care prestează servicii pentru realizarea materialelor foto și video (activi în industria de producție foto și video și care își desfășoară activitatea comercială în România), furnizorii de servicii medicale, iar acestora le pot fi furnizate datele dvs. cu caracter personal pentru a fi utilizate în limitele obligațiilor pe care și le asumă față de Societate. Datele cu caracter personal pe care le divulgăm către persoanele împuternicite de noi, sunt limitate la informațiile cu caracter personal minime care sunt necesare pentru prestarea respectivelor servicii și le solicităm acestora să nu utilizeze datele cu caracter personal în niciun alt scop. Depunem toate eforturile pentru a ne asigura că toate entitățile cu care lucrăm stochează datele dvs. cu caracter personal în condiții de siguranță și securitate.
Unii dintre aceștia sunt, la rândul lor, operatori de date, cum ar fi băncile (care îşi desfăşoară activitatea în România), furnizorii de servicii medicale care acționează ca operatori în sine în legătură cu abonamentele private de sănătate (care desfășoară activități de furnizare de servicii medicale, și sunt activi în industria/sectorul medical, desfășurându-și activitatea comercială în România), unora dintre furnizorii diferitelor beneficii personale pentru avocații colaboratori, precum abonamentul pentru sport, abonamentul pentru biblioteca online, furnizorii de e-learning, după caz, (care își desfășoară activitatea în România), distribuitorii noștri, (care desfășoară activități de comercializare produse și care își desfășoară activitatea în România și străinătate) precum și orice alți parteneri contractuali cu care Societate desfășoară relații comerciale, dintre care unii pot fi situați în țară, în interiorul Uniunii Europene, sau în afara acesteia.
Unii dintre aceștia sunt terțe părți care nu au rolul de a prelucra datele, însă au acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu Societatea, cum ar fi societăți care asigură întreținere tehnică, auditori financiari sau juridici.
Datele cu caracter personal indicate mai sus pot fi puse la dispoziție sau transmise către terți și în următoarele situații: (i) autorități publice, auditori sau instituții cu competențe în realizarea de inspecții și controale asupra activității și activelor Societății, care solicită Societății să furnizeze informații, în virtutea obligațiilor legale ale acesteia din urmă. Aceste autorități publice sau instituții pot fi Agenția Națională de Administrare Fiscală, Poliția Locală în cazul unor incidente, Autoritățile de Mediu, etc.; (ii) pentru respectarea unei cerințe legale sau pentru protejarea drepturilor și activelor Societății noastre sau ale altor entități sau persoane, precum instanțe de judecată, executori judecătorești, organele profesiei de avocat, consultanți juridici.
De asemenea, unele dintre datele dvs. mai pot fi divulgate către clienții sau potențialii clienți ai Societății, în vederea desfășurării relației contractuale cu aceștia.
4. Transferul datelor cu caracter personal în străinătate
În contextul îndeplinirii operațiunilor descrise mai sus, datele dvs. cu caracter personal pot fi transferate în străinătate către state din Uniunea Europeană („UE”) sau Spațiul Economic European („SEE”).
Vă informăm prin prezenta că orice transfer realizat de Societate într-un stat membru UE sau SEE va respecta cerințele legale prevăzute în Regulamentul General privind Protecția Datelor nr. 2016/679 adoptat de Parlamentul European („GDPR”).
În contextul acordării de referințe, este posibil ca unii dintre potențialii viitori beneficiari care solicită referințe cu privire la perioada în care ați fost avocatul nostru colaborator, să fie situați în state din afara UE și SEE care nu asigură o protecție adecvată prelucrării datelor cu caracter personal. În această situație, le vom comunica acestora unele din datele cu caracter personal menționate în prezenta nota de informare, doar pe baza consimțământului dvs. expres obținut anterior comunicării, pentru a asigura garanțiile solicitate prin GDPR. De asemenea, unele dintre datele dvs. mai pot fi transferate către clienții sau potențialii clienți ai Societății, în vederea desfășurării relației contractuale cu aceștia.
5. Ce se întâmplă cu datele dvs. cu caracter personal după încetarea prelucrării
Odată ce perioada de prelucrare indicată mai sus expiră, iar Societatea nu mai are motive legale sau legitime de a vă prelucra datele cu caracter personal, datele vor fi
șterge în conformitate cu procedurile acesteia, care pot implica arhivarea, anonimizarea sau distrugerea acestora.
6. Luarea deciziilor în mod automat și crearea de profiluri în mod automat
Datele cu caracter personal la care se face referire în prezenta nu sunt supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv crearea de profiluri.
7. Refuzul prelucrării și consecințele acestuia
Datele cu caracter personal prevăzute în Secțiunea 1, care sunt prelucrate în temeiul unei obligații legale sau pentru executarea contractului la care dvs. sunteti parte reprezintă o obligație necesară pentru încheierea unui contract cu Societatea, iar dvs. trebuie să furnizați datele cu caracter personal pentru încheierea sau executarea contractului de /colaborare și pentru a ne permite să ne îndeplinim obligațiile noastre legale față de dvs. și față de autoritățile publice sau organele profesiei de avocat. În cazul în care nu ne veți furniza datele pentru scopurile mai sus menționate, nu vom putea încheia contractul de colaborare, nu vom putea desfășura relația contractuală în baza contractului de colaborare, nu veți putea beneficia de anumite beneficii personale acordate de către Societate sau partenerii Societății.
8. Securitatea prelucrării datelor
Societatea vă informează prin prezenta că evaluează și actualizează constant măsurile de securitate implementate pentru a asigura o prelucrare a datelor cu caracter
personal în condiții de siguranță și securitate.
9. Drepturile persoanei vizate în ceea ce privește prelucrarea datelor
În contextul prelucrării datelor dvs. cu caracter personal, aveți următoarele drepturi:
- Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate: aveți dreptul de a obține confirmarea faptului că datele dvs. cu caracter personal sunt sau nu prelucrate și, în caz afirmativ, de a avea acces la tipul de date cu caracter personal și condițiile în care sunt prelucrate, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date indicat în Secțiunea 10 de mai jos;
- Dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal: aveți posibilitatea de a solicita, prin adresarea unei cereri în acest sens către operatorul de date indicat în Secțiunea 10 de mai jos, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte, completarea datelor incomplete sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cazul în cazul în care (i) datele nu mai sus necesare în scopul inițial (și nu există un nou scop legal), (ii) temeiul juridic al prelucrării este consimțământul persoanei vizate, persoana vizată își retrage consimțământul și nu există alt temei legal, (iii) persoana vizată își exercită dreptul de a se opune, iar operatorul nu are motive legitime care să prevaleze pentru a continua prelucrarea, (iv) datele au fost prelucrate ilegal, (v)
ștergerea este necesară pentru conformarea cu legislația UE sau legislația română sau (vi) datele au fost colectate în legătură cu servicii ale societății informaționale oferite copiilor (dacă este cazul), când se aplică cerințe specifice cu privire la consimțământ;
- Dreptul de a solicita restricționarea prelucrării: aveți dreptul de a obține restricționarea prelucrării în cazurile în care: (i) considerați că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriți să vă ștergem datele cu caracter personal, ci să restrângem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, însă dumneavoastră aveți nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanță; sau (iv) v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificăm dacă temeiurile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;
- Dreptul de a vă retrage consimțământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate până în momentul respectiv;
- Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor din motive legate de situația particulară în care vă aflați, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;
- Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice
care privesc persoana vizată sau o afectează pe aceasta în mod similar într-o manieră semnificativă;
- Dreptul la portabilitatea datelor, însemnând dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat operatorului de date într-o formă structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate;
- Dreptul de a depune plângere în fața Autorității de Protecție a Datelor (ANSPDCP) și dreptul de a vă adresa instanțelor de judecată
Drepturile de mai sus pot fi exercitate în orice moment. Pentru exercitarea acestor drepturi, vă încurajăm să utilizați formularele disponibile la pe site-ul web al Societății sau să adresați o solicitare în scris, datată și semnată sau în format electronic la adresa indicată mai jos. De asemenea, în cazul în care doriți să vă retrageți consimțământul acordat puteți să trimiteți un e-mail la adresa indicată la Secțiunea 10, sau să depuneți o cerere scrisă în format fizic sau prin poștă la sediul Societății.
10. Modalitate de contact
Puteți adresa orice întrebare, folosind următoarele detalii de contract: Societatea Civilă de Avocați FILIP, Adresa: Sky Tower Building, Calea Floreasca nr. 246C, Et 15, Sector 1, București, Nr. tel: Alina Iancu – +40 21 527 2085, Adresa de e-mail: privacy@filipandcompany.com
Data: 25 aprilie 2019